Vom "wir brauchen jemanden" bis zum ersten Arbeitstag. Ohne Personalabteilung.
Hier stehen Definition, Arten, die sieben Phasen und die drei Zahlen zur Messung.
Der Prozess der Personalbeschaffung läuft in sieben Phasen ab: Bedarf klären, Rolle beschreiben, Kanäle wählen und ansprechen, Bewerber vorqualifizieren, Gespräche führen, Angebot machen, einarbeiten. Personalbeschaffung ist dabei der Oberbegriff für alles, was ein Betrieb tut, um eine offene Stelle mit einem passenden Menschen zu besetzen, intern aus dem eigenen Team oder extern vom Arbeitsmarkt. Im technischen Mittelstand läuft das ohne Personalabteilung, deshalb entscheidet, ob jede Phase einen Zuständigen und eine Frist hat.
Personalbeschaffung ist die Gesamtheit der Maßnahmen, mit denen ein Betrieb freie Stellen besetzt: die Klärung, wer gebraucht wird, die Suche, die Auswahl und die Einstellung. Im Deutschen ist es der Fachbegriff der Betriebswirtschaft, im Alltag sagt man Recruiting oder einfach "Leute finden". Personalauswahl ist der Teil davon, der zwischen den Bewerbern entscheidet; Personalmarketing der Teil, der den Betrieb als Arbeitgeber sichtbar macht.
Interne Personalbeschaffung besetzt die Stelle aus dem eigenen Team: Versetzung, Beförderung, Ausbildung eines Helfers zur Fachkraft, Rückkehr eines ehemaligen Mitarbeiters. Sie ist schnell und günstig, hinterlässt aber meist eine neue Lücke an anderer Stelle.
Externe Personalbeschaffung holt jemanden vom Arbeitsmarkt: über Stellenanzeigen, bezahlte Ansprache in sozialen Netzen, Direktansprache, Personalvermittlung, Empfehlungen der eigenen Leute oder Ausbildung. Welcher Weg passt, hängt von der Rolle ab: Für einzelne Spezialisten das Active Sourcing, für gewerbliche und technische Rollen in der Fläche das Social Recruiting, begleitend immer die Empfehlung aus dem Team.
1. Bedarf klären. Welche Arbeit bleibt liegen, für wie lange, und ist es eine Stelle oder eine Umverteilung. Viele Betriebe suchen einen Monteur und brauchen eine bessere Planung, oder umgekehrt.
2. Rolle beschreiben. Nicht die Stellenanzeige, sondern die Stelle: Aufgaben, Einsatzgebiet, Arbeitszeit, Fahrzeug, Gehalt, was der Neue am ersten Tag vorfindet. Aus dieser Beschreibung entsteht später die Ansprache.
3. Kanäle wählen und ansprechen. Der Kanal folgt der Rolle, nicht der Gewohnheit. Anzeige in sozialen Netzen, Direktansprache, Empfehlung, Vermittlung, Stellenbörse, in dieser Reihenfolge der Häufigkeit im technischen Mittelstand.
4. Vorqualifizieren. Ein kurzes Telefonat am selben Tag, das die Mindestvoraussetzungen klärt. Wie das geht, steht im Eintrag zur Vorqualifizierung.
5. Gespräche führen. Im Betrieb, mit Blick in die Halle, mit dem Meister. Der Betrieb sagt zuerst, was er bietet, und fragt dann.
6. Angebot machen. Innerhalb von zwei Tagen nach dem Ja, schriftlich, ohne Überraschungen im Vertrag. Die Zeit zwischen Phase 4 und 6 misst die Time to Hire.
7. Einarbeiten. Arbeitsplatz, Werkzeug, ein Ansprechpartner, ein Plan für die ersten zwei Wochen. Wer hier spart, sucht in drei Monaten wieder.
Die Phasen sind dieselben für einen Konzern und für eine Werkstatt mit zwölf Leuten. Der Unterschied ist, dass in der Werkstatt niemand nur dafür da ist. Deshalb versanden dort die Phasen 4 und 6, nicht die Phase 3.
Für gewerbliche und technische Fachkräfte, die einen Job haben, trägt die bezahlte Ansprache in sozialen Netzen den größten Teil der Bewerbungen; die Stellenbörse erreicht nur die, die aktiv suchen, und das sind im Handwerk wenige. Empfehlungen aus dem Team bringen die passgenauesten Leute in kleiner Zahl. Direktansprache und Vermittlung lohnen sich für einzelne Schlüsselstellen. Messen und Berufsschule bringen Auszubildende. Ein Betrieb, der zwei dieser Kanäle laufend bedient, hat mehr Bewerbungen, als er braucht; der Engpass liegt dann in Phase 4.
Drei Zahlen reichen: die Kosten je Einstellung (Cost per Hire), die Tage vom ersten Kontakt bis zur Zusage (Time to Hire) und der Anteil der Neuen, die nach sechs Monaten noch da sind. Die dritte Zahl wird fast nie gemessen und sagt am meisten, weil sie die Phasen 1, 2 und 7 bewertet, die vor und nach der Suche liegen.
Auf der 977 Werkbank übernehmen wir die Phasen 2 bis 4 als vier Arbeitsgänge, Rolle und Markt, Ansprache und Kampagne, Bewerberfluss, Nachschärfen; die Phasen 5 bis 7 bleiben im Betrieb, weil dort niemand den Meister ersetzen kann. Weitere Begriffe erklärt das Glossar.
Personalbeschaffung umfasst alle Maßnahmen, mit denen ein Betrieb freie Stellen besetzt: Bedarf klären, suchen, auswählen, einstellen; intern aus dem eigenen Team oder extern vom Arbeitsmarkt.
Intern (Versetzung, Beförderung, Ausbildung, Rückkehr) und extern (Anzeigen, bezahlte Ansprache in sozialen Netzen, Direktansprache, Vermittlung, Empfehlung, Ausbildung).
In sieben Phasen: Bedarf, Rolle, Ansprache, Vorqualifizierung, Gespräch, Angebot, Einarbeitung. Im Mittelstand versanden meist die Phasen 4 und 6, weil dort niemand zuständig ist.
Bedarf und Rolle klären, Kanäle bedienen, Bewerbungen beantworten und vorqualifizieren, Gespräche organisieren, Angebote schreiben, Einarbeitung planen. In einem Betrieb ohne Personalabteilung verteilen sich diese Aufgaben auf Chef, Meister und Büro oder werden bis zur Übergabe abgegeben.
Sieben: Bedarf klären, Rolle beschreiben, ansprechen, vorqualifizieren, Gespräche führen, Angebot machen, einarbeiten. Manche Lehrbücher zählen anders, die Reihenfolge ist immer dieselbe.
Im Kurzcheck klären wir in 15 Minuten, ob Ihre Rolle auf die Werkbank passt. Klartext, ein Telefonat.
