Die Anzeige ist billig. Die leere Stelle nicht.
Hier stehen die vier Wege der Personalsuche mit ihren Kosten, ein Rechenbeispiel aus der Industrie und die Posten, die in keinem Angebot stehen.
Eine Anzeige in der Stellenbörse der Bundesagentur für Arbeit kostet nichts, ein bezahltes Portal einen festen Betrag je Laufzeit, eine Vermittlung ein Erfolgshonorar, meist als Anteil am Jahresgehalt, und Social Recruiting ein monatliches Werbebudget plus Aufsetzen und Betreuung. Vergleichbar werden die Wege erst, wenn Sie alle Kosten durch die Zahl der Einstellungen teilen und die Zeit dazurechnen, in der die Stelle leer bleibt.
Recruiting Kosten sind alles, was ein Betrieb ausgibt, bis eine offene Stelle wieder besetzt ist. Extern sind das Anzeige, Portal, Vermittler und Werbebudget. Dazu kommen die internen: die Stunden des Werksleiters für Sichten, Telefonate und Interviews, die Zeit der Personalabteilung für Absagen und Vertrag, die Einarbeitung.
Der dritte Posten steht auf keiner Rechnung: die leere Stelle selbst. Eine Anlage, die nur im Zweischichtbetrieb läuft, weil der dritte Anlagenführer fehlt, kostet jeden Tag Ausstoß. Wer Recruiting Kosten vergleicht und diesen Posten weglässt, wählt fast immer den billigen und langsamen Weg.
Die Rechnung, die alle drei Posten zusammenführt, heißt Cost per Hire: alle Kosten eines Zeitraums geteilt durch die Einstellungen desselben Zeitraums.
| Weg | Wofür Sie zahlen | Wann Sie zahlen | Was Sie selbst tun |
|---|---|---|---|
| Stellenbörse der Arbeitsagentur | nichts | nie | Anzeige schreiben, alle Rückmeldungen bearbeiten |
| Bezahltes Stellenportal | festen Betrag je Anzeige und Laufzeit | vor dem Start, auch ohne Einstellung | Anzeige schreiben, alle Rückmeldungen bearbeiten |
| Personalvermittlung, Headhunter | Erfolgshonorar, meist Anteil am Jahresgehalt | bei Einstellung | Interviews mit den Vorgeschlagenen |
| Social Recruiting | Werbebudget, Aufsetzen, Betreuung | monatlich | je nach Anbieter viel oder fast nichts |
Die Stellenbörse der Bundesagentur ist für Betriebe kostenlos. Sie erreicht vor allem aktiv Suchende. Nach der IAB Stellenerhebung waren im vierten Quartal 2025 nur rund 43 Prozent der offenen Stellen bei den Vermittlungseinrichtungen gemeldet, so berichtet es die Statistik der Bundesagentur für Arbeit. Ein bezahltes Portal verlängert die Reichweite unter denselben aktiv Suchenden; bezahlt wird im Voraus, ob jemand passt oder nicht.
Die Vermittlung dreht das Risiko um: Sie zahlen erst bei Unterschrift, dafür deutlich mehr je Einstellung. Wann sich das rechnet, steht im Vergleich Personalvermittlung oder 977 Werkbank, für Führungskräfte und Spezialisten unter Was ein Headhunter kostet.
Social Recruiting erreicht die, die nicht suchen: den Industriemechaniker, der beim Wettbewerber in der Halle steht. Aufsetzen, Betreuung und Werbebudget liegen für eine typische Stelle im technischen Mittelstand in der Regel deutlich unter 4.000 Euro im Monat zusammen. Was davon wofür ist, steht auf der 977 Werkbank.
Die Statistik der Bundesagentur für Arbeit zeigt für 2025 bei gemeldeten Stellen für Fachkräfte mit Berufsausbildung eine durchschnittliche Vakanzzeit von 140 Tagen, gezählt vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung der besetzten Stelle. Viereinhalb Monate, in denen andere die Arbeit mitmachen.
Rechnen Sie das für Ihren Betrieb einmal durch: Was bringt die Stelle an einem Tag an Deckungsbeitrag, und was kosten die Überstunden, mit denen die Lücke gestopft wird? Mal 140. Gegen diesen Betrag wirken Anzeigenpreise klein, und der Unterschied zwischen sechs Wochen und fünf Monaten wird größer als jedes Honorar.
Ein Hersteller von Reinigungsmitteln sucht einen Industriemechaniker für die Instandhaltung im Dreischichtbetrieb. Laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (2025) liegt das mittlere Bruttoentgelt in diesem Beruf bei 4.573 Euro im Monat in Vollzeit, zwölf Monatsgehälter sind 54.876 Euro im Jahr.
Portal: Angenommen, zwei Anzeigenläufe kosten zusammen 1.500 Euro und bringen drei Rückmeldungen, von denen keine passt. Kosten je Einstellung: nicht zu berechnen, die Stelle ist weiter offen.
Vermittlung: Angenommen, das Honorar beträgt 25 Prozent des Jahresgehalts. Das sind rund 13.700 Euro, fällig bei Unterschrift.
Social Recruiting: Angenommen, Aufsetzen, Betreuung und Budget liegen bei 3.500 Euro im Monat, und nach zwei Monaten unterschreiben zwei Industriemechaniker. Das sind 7.000 Euro, also 3.500 Euro je Einstellung.
Ihre eigenen Stunden für Interviews kommen bei jedem Weg dazu. Die Zahlen sind Annahmen, keine Messwerte; sie zeigen die Rechnung, nicht ein Ergebnis. Den Rahmen für Ihre eigene Stelle zeigt der Kostenrahmen in zwei Minuten.
Die unbeantwortete Rückmeldung. Der teuerste Posten ist die Bewerbung, die bezahlt wurde und auf die niemand antwortet. Ein Anlagenführer, der am Montag sein Formular abschickt und am Donnerstag noch nichts gehört hat, hat inzwischen mit einem anderen Betrieb telefoniert. Deshalb wird auf der Werkbank jede Rückmeldung am selben Tag ein Telefonat. Was zu tun ist, wenn Bewerber sich nicht melden, ist ein eigenes Thema im Ratgeber.
Die Fehlbesetzung. Wer unter Zeitdruck den Erstbesten nimmt, zahlt die Suche zweimal, dazu die Einarbeitung und den Ausschuss der ersten Wochen. Eine Vorqualifizierung am Telefon nach Schicht, Führerschein, Deutsch und fachlicher Erfahrung kostet eine Viertelstunde je Bewerber und spart Interviews mit Leuten, die nicht passen.
Nur den Preis je Bewerbung ansehen. 25 Euro je Bewerbung klingen günstig. Wenn von 40 Bewerbungen keine passt, sind es 1.000 Euro ohne Ergebnis. Kosten gehören immer neben die Zeit bis zur Besetzung und den Anteil passender Bewerber gelesen, nie allein.
Eine bessere Anzeige senkt die Kosten auf jedem Weg, weil sie die Richtigen anspricht und die Falschen fernhält. Wie das geht, steht im Ratgeber Stellenanzeige schreiben. Ein Kurzformular statt Lebenslauf senkt die Hürde, eine Empfehlungsprämie bringt Kandidaten ohne Werbebudget. Was eine Anzeige auf Instagram und Facebook kostet, klärt ein eigener Ratgeber.
Was sich nicht senken lässt: das Gehalt, das der Markt verlangt. Wer deutlich darunter anbietet, zahlt die Differenz in der Suche.
Die Vermittlung passt für die einzelne Spezialistenstelle mit drei Kandidaten im Umkreis, bei der das Honorar gegen Monate ohne Besetzung klein ist. Social Recruiting rechnet sich, wenn eine Stelle mehrfach oder immer wieder zu besetzen ist, weil das Aufsetzen nur einmal anfällt und die Anzeige mit jedem Monat besser wird. Ein Chemiebetrieb in Süddeutschland hat so 22 Einstellungen in 18 Monaten gemacht, vom Servicetechniker bis zur Laborfachkraft. Die Stellenbörse der Arbeitsagentur gehört immer dazu, weil sie nichts kostet.
In der Messung vom 24.09.2026 stehen zu "recruiting kosten" fast nur Anbieterseiten auf der ersten Suchergebnisseite, mit Formeln und Durchschnittswerten aus Konzernstudien. Kaum eine rechnet die leere Stelle mit, keine die unbeantwortete Rückmeldung.
Autor: Robin Steinheimer, Gründer von 977.works, seit 2003 im Online Marketing für den technischen Mittelstand, seit 2020 ausschließlich Fachkräftegewinnung. Stand: 25.09.2026.
Quellen: Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Blickpunkt Arbeitsmarkt Akademikerinnen und Akademiker, Kapitel 1.8, Berichtsjahr 2025 (Vakanzzeit, IAB Stellenerhebung); Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas, Datenstand 2025; Bundesagentur für Arbeit, Stellenangebote online veröffentlichen; Suchmarktmessung 977.works über DataForSEO vom 24.09.2026; Fall unter Ergebnisse.
Recruiting Kosten wiegt man gegen das, was die Fachkraft bringt, nicht gegen die günstigste Anzeige.
Das hängt vom Weg und von der Stelle ab. Eine Vermittlung rechnet mit einem Anteil am Jahresgehalt, bei einem Industriemechaniker mit rund 55.000 Euro im Jahr ist schon ein Viertel davon fünfstellig. Bezahlte Ansprache mit Vorqualifizierung für gewerbliche und technische Stellen meist im niedrigen vierstelligen Bereich, wenn mehr als eine Einstellung daraus wird. Die eigene Zeit für Interviews kommt immer dazu.
Ja. Betriebe veröffentlichen Stellen in der Jobsuche der Bundesagentur für Arbeit ohne Gebühr, selbst oder mit Hilfe des Arbeitgeberservice. Sie erreicht vor allem die, die aktiv eine Stelle suchen.
Werbebudget, Aufsetzen und Betreuung zusammen liegen für eine typische Stelle im technischen Mittelstand in der Regel deutlich unter 4.000 Euro im Monat.
Die eigene Arbeitszeit für Sichten, Telefonate und Interviews und die Tage, an denen die Stelle leer bleibt. Beide sind oft größer als die Rechnung von außen.
Mit einer Anzeige, die die Richtigen anspricht, einem Kurzformular statt Lebenslauf und einer Antwort auf jede Rückmeldung am selben Tag.
Im Kurzcheck klären wir in 15 Minuten, ob Ihre Stelle auf die Werkbank passt und in welchem Rahmen die Kosten liegen. Kein Verkaufszirkus, kein zweiter Termin, bevor Sie den Preis kennen.
