Die Zeit zwischen "der passt" und "der fängt an". Meist zu lang.
Hier steht die Definition, die Abgrenzung zu Time to Fill, die Berechnung und die drei Stellen, an denen die Tage verschwinden.
Time to Hire ist die Zeit von der ersten Rückmeldung eines Bewerbers bis zu seiner Zusage, gemessen in Tagen. Sie zeigt, wie schnell ein Betrieb entscheidet, sobald der Richtige da ist. Im technischen Mittelstand liegt sie oft bei drei bis sechs Wochen, und fast alle Tage davon gehen zwischen Rückmeldung, Gespräch und Vertrag verloren, nicht in der Suche. Wer sie auf unter zwei Wochen bringt, gewinnt die Leute, die sonst zum Wettbewerber gehen.
Time to Hire ist die Zahl der Tage zwischen dem Tag, an dem sich ein Bewerber zum ersten Mal meldet oder angesprochen wird, und dem Tag, an dem er die Zusage annimmt. Die Kennzahl misst die Geschwindigkeit des Auswahlprozesses: Wie lange braucht der Betrieb, um einen passenden Menschen zu erkennen, zu prüfen und zu binden. Sie misst nicht, wie lange die Suche insgesamt dauert.
Das Wort kommt aus dem Personalwesen großer Unternehmen, das Prinzip gilt für jede Werkstatt: Ein Elektriker, der sich am Montag meldet und bis Freitag nichts hört, hat am Freitag ein anderes Angebot.
Time to Fill zählt vom Tag, an dem die Stelle frei wird oder ausgeschrieben ist, bis zur Zusage. Time to Hire zählt erst ab dem Bewerber. Die Differenz zwischen beiden ist die Zeit, in der niemand da war, den man hätte einstellen können.
| Kennzahl | Beginn | Ende | Was sie zeigt |
|---|---|---|---|
| Time to Fill | Stelle frei oder ausgeschrieben | Zusage | wie lange die Stelle offen ist |
| Time to Hire | erste Rückmeldung des Bewerbers | Zusage | wie schnell der Betrieb entscheidet |
Eine lange Time to Fill mit kurzer Time to Hire heißt: Es kommen zu wenige Bewerber, aber wenn einer kommt, geht es schnell. Das ist ein Problem der Ansprache, nicht des Betriebs; wie man es löst, steht im Ratgeber zu Social Recruiting. Eine kurze Time to Fill mit langer Time to Hire heißt: Es kommen genug, aber der Betrieb lässt sie warten. Das ist ein Problem im Haus.
Je Einstellung: Datum der Zusage minus Datum der ersten Rückmeldung, in Kalendertagen. Über mehrere Einstellungen der Durchschnitt oder, besser, der Median, damit ein einzelner Ausreißer die Zahl nicht verfälscht.
Ein Beispiel: Ein Servicetechniker meldet sich am 3. über das Kurzformular, wird am 4. angerufen, ist am 9. zum Gespräch im Betrieb, bekommt am 11. das Angebot und sagt am 14. zu. Time to Hire: elf Tage. Derselbe Ablauf mit einer Woche Wartezeit vor dem ersten Anruf und zwei Wochen bis zum Angebot ergibt über dreißig Tage, bei gleicher Arbeit.
Studien großer Anbieter nennen für Deutschland Durchschnittswerte von mehreren Wochen bis über einem Monat, je nach Branche und Rolle; für gewerbliche und technische Rollen im Mittelstand sind aus unserer Praxis zwei Wochen ein gutes Ziel und eine Woche möglich, wenn Gespräch und Angebot ohne Warteschleife laufen. Wichtiger als der Vergleich mit einer Studie ist der Vergleich mit dem eigenen Vorjahr.
Wer die Zahl noch nie gemessen hat, misst zuerst die letzten fünf Einstellungen rückwirkend. Meistens reicht das, um die Wartezeit zu finden.
Aus den Fällen der letzten Jahre sind es drei Stellen. Erstens zwischen Rückmeldung und erstem Anruf: Bewerbungen landen in einem Postfach, das einmal die Woche gelesen wird. Zweitens zwischen erstem Telefonat und Gespräch im Betrieb: Der Meister hat "nächste Woche mal" Zeit. Drittens zwischen Gespräch und Angebot: Das Angebot muss noch der Chef freigeben, der Chef ist auf Montage.
Alle drei lassen sich mit einer Regel beheben: Jede Rückmeldung wird am selben Tag ein Telefonat, jedes Gespräch endet mit einem Termin, jedes Gespräch, nach dem der Betrieb Ja sagt, endet mit einem Angebot innerhalb von zwei Tagen. Auf der 977 Werkbank übernimmt die erste Regel die Vorqualifizierung, damit der Betrieb nur noch Gespräche mit Leuten führt, die passen; die anderen beiden bleiben beim Betrieb.
Ein Bewerber im technischen Bereich hat einen Job und meist mehrere Optionen. Er wartet nicht, er vergleicht Geschwindigkeit: Wer zuerst anruft, wer zuerst einen Termin hat, wer zuerst ein Angebot macht. Eine kurze Time to Hire ist deshalb kein Verwaltungsziel, sondern der Unterschied zwischen einer Einstellung und einer Absage; sie ist zugleich der Teil der Candidate Experience, den ein Bewerber am deutlichsten spürt. Jeder Tag, an dem die Stelle nicht besetzt ist, erzeugt indirekte Kosten, die in keiner Rechnung auftauchen: verschobene Aufträge, Überstunden, Absagen an Kunden. Was sie kostet, wenn sie lang ist, zeigt der Eintrag zu Cost per Hire; was davor liegt, die Seite zur 977 Werkbank. Weitere Begriffe erklärt das Glossar.
Für gewerbliche und technische Rollen im Mittelstand sind zwei Wochen ein gutes Ziel, eine Woche ist erreichbar, wenn Anruf, Gespräch und Angebot ohne Wartezeit aufeinander folgen.
Bedarf klären, Rolle beschreiben, ansprechen, vorqualifizieren, Gespräch führen, Angebot machen, einarbeiten. Time to Hire misst die Phasen ab dem ersten Kontakt mit dem Bewerber; der Eintrag zur Personalbeschaffung beschreibt alle.
Time to Fill zählt ab der offenen Stelle, Time to Hire ab dem ersten Kontakt mit dem Bewerber. Die Differenz ist die Zeit ohne passenden Bewerber.
Jede Rückmeldung am selben Tag anrufen, jedes Gespräch mit einem Termin beenden, nach einem Ja innerhalb von zwei Tagen ein Angebot schicken. Diese drei Regeln beheben die drei üblichen Wartezeiten.
Im Kurzcheck klären wir in 15 Minuten, ob Ihre Rolle besetzbar ist und wo Ihr Ablauf Tage verliert. Klartext, ein Telefonat.
