Die Bewerbung kommt heute. Der Anruf auch.
Hier steht, was nach dem Auslagern bei Ihnen ankommt, wie der Bewerberfluss auf der Werkbank läuft und was er kostet.
Ja, ein Betrieb kann Bewerbermanagement und Vorqualifizierung auslagern, ohne die Auswahl aus der Hand zu geben: Ein Dienstleister ruft jede Bewerbung am Tag des Eingangs an, prüft die harten Voraussetzungen der Stelle und legt Interviewtermine für alle, die passen. Interview, Entscheidung und Zusage bleiben bei Ihnen. Auf der 977 Werkbank ist das der dritte Arbeitsgang, der Bewerberfluss.
Zuerst das Ergebnis, dann der Weg dorthin. Wenn der Bewerberfluss steht, sieht Ihre Woche so aus:
Sie führen die Interviews, entscheiden und sagen zu. Alles davor läuft ohne Sie.
Bewerbermanagement Outsourcing heißt, dass ein Dienstleister die Arbeit mit eingehenden Bewerbungen übernimmt: erfassen, antworten, die Voraussetzungen prüfen, Termine machen. Was zum Bewerbermanagement insgesamt gehört, vom Eingang bis zum Bewerberpool, erklärt das Glossar. Ausgelagert wird davon der Teil, der viel Zeit frisst und keine Entscheidung verlangt.
Große Unternehmen kennen das unter dem Namen Recruitment Process Outsourcing, kurz RPO. Dort übernimmt ein Dienstleister oft die gesamte Personalbeschaffung für viele Stellen auf einmal, von der Bedarfsplanung über die direkte Ansprache bis zum Vertrag, mit eigenen Leuten und eigener Software im Haus des Kunden. Für einen Produktionsbetrieb mit 120 Beschäftigten und drei offenen Stellen ist das zu groß. Er braucht niemanden, der seine Personalarbeit übernimmt. Er braucht jemanden, der ans Telefon geht, wenn die Bewerbung kommt, und dafür reicht ein kleiner, flexibler Zuschnitt.
Anders als bei einem Headhunter kaufen Sie dabei keine Bewerber ein. Ein Headhunter sucht selbst, spricht Leute direkt an und wird meist je Einstellung bezahlt. Beim ausgelagerten Bewerbermanagement kommen die Bewerbungen auf Ihre Stelle und unter Ihrem Namen, und der Arbeitsvertrag entsteht direkt zwischen Ihnen und der Fachkraft. Wann welcher Weg trägt, steht im Vergleich mit dem Headhunter.
Die Frage ist selten, ob ein Betrieb Bewerbungen bearbeiten kann. Sie ist, ob er es am selben Tag schafft. Drei Lagen, in denen das meist nicht gelingt:
Die Kampagne läuft, das Telefon nicht. Eine Anzeige in sozialen Netzen bringt in einer guten Woche zwanzig Rückmeldungen. Wer die neben dem Tagesgeschäft abtelefonieren soll, schafft fünf, und die übrigen fünfzehn sitzen nach drei Tagen woanders im Interview.
Der Entscheider steht in der Halle. Werks- und Produktionsleiter, Meister im Schichtbetrieb, Serviceleiter auf Montage: Wer eine Bewerbung beurteilen kann, sitzt tagsüber selten am Schreibtisch. Fachkräfte rufen dagegen oft in der Pause oder abends zurück, wenn im Büro keiner mehr ist.
Es gibt keine Personalabteilung. Im technischen Mittelstand liegt das Bewerbermanagement meist bei der Geschäftsführung, im Büro oder bei der Assistenz, immer neben etwas anderem.
Wann es sich nicht lohnt: bei zwei Bewerbungen im Jahr. Dann reichen drei Spalten an der Wand und ein fester Anruf am Tag des Eingangs. Auch wer eine Personalabteilung mit freier Zeit hat, behält die Telefonate besser im Haus.
Der Bewerberfluss ist der dritte von vier Arbeitsgängen der 977 Werkbank. Er baut auf dem ersten auf, in dem wir Stelle und Markt klären, und auf dem zweiten, der Ansprache, aus der die Bewerbungen kommen.
Die Liste. Vor dem Start legen wir mit Ihnen fest, was eine Bewerbung mitbringen muss und was ein klares Nein ist: Ausbildung, Schichtbereitschaft, Weg zum Werk, Führerschein, Deutsch, frühester Start, Gehaltsrahmen. Diese Anforderungen sind die Grundlage jedes Telefonats.
Eingang. Die Bewerbung kommt über ein Kurzformular am Handy, ohne Lebenslauf und Anschreiben, oder per WhatsApp. Sie landet nicht in Ihrem Postfach, sondern bei uns.
Telefonat am selben Tag. Wir rufen jede Bewerbung am Tag des Eingangs an. Die Vorqualifizierung am Telefon dauert zehn bis fünfzehn Minuten und klärt die Punkte der Liste. Dabei erzählen wir auch, was die Stelle bietet, denn eine Fachkraft, die gerade nicht sucht, will zuerst wissen, warum sie wechseln sollte.
Terminierung. Wer passt, bekommt einen Interviewtermin bei Ihnen, mit einer Notiz zu jedem Punkt der Liste. Sie wissen vor dem Interview, worüber Sie reden müssen, und fragen nicht mehr nach dem Führerschein.
Absage. Wer nicht passt, erfährt das im Telefonat, freundlich und mit Grund. Das schützt Ihren Ruf in der Region, denn Fachkräfte reden miteinander.
Übergabe. Die Daten gehen dorthin, wo Sie ohnehin arbeiten: in Ihre Mail, Ihre Tabelle oder Ihr Bewerbermanagementsystem. Bei einem Dienstleister in Süddeutschland stand diese Übergabe nach wenigen Tagen; vorqualifiziert wird dort nach Führungszeugnis und Zertifikaten, bisher mit 14 Einstellungen in zwölf Monaten.
Was danach kommt, das Nachschärfen der Anzeige und die Kanäle, auf denen sie läuft, gehört zu den anderen Arbeitsgängen.
Auslagern heißt nicht abgeben. Was über die Einstellung entscheidet, bleibt bei Ihnen: das Interview, der Blick in die Halle, die Frage, ob jemand ins Team passt, das Angebot, der Vertrag und die Einarbeitung. Kein Dienstleister kann am Telefon beurteilen, ob ein Anlagenführer mit Ihrem Schichtleiter klarkommt.
Oft kommt der Einwand, ein Fremder könne nicht die Visitenkarte des Betriebs sein. Für das Interview stimmt das. Für den ersten Anruf gilt eher das Gegenteil: Der Bewerber merkt sich vor allem, ob überhaupt jemand angerufen hat und ob der Anrufer die Stelle kannte. Deshalb rufen wir mit Ihrer Liste und Ihrer Stellenbeschreibung vor uns an, nicht mit einem Formblatt.
Eine Pflicht bleibt ebenfalls im Betrieb, der Datenschutz. Wer Bewerberdaten durch einen Dienstleister verarbeiten lässt, braucht nach Artikel 28 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) von 2016 einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Lassen Sie ihn sich vorlegen, bevor die erste Bewerbung fließt.
Wenig. Eine halbe Stunde vor dem Start für Stelle und Liste, eine Viertelstunde für die Freigabe, in den ersten zwei Wochen fünf Minuten am Tag. Danach feste Zeitfenster für Interviews und nach jedem Interview eine kurze Rückmeldung, ob es gepasst hat. Diese Rückmeldung brauchen wir wirklich: Sie zeigt, ob die Liste stimmt oder nachgeschärft werden muss. Zusammen sind es höchstens 90 Minuten Geschäftsführung in acht Wochen, keine Fotos, kein Workshop, kein Agenturtheater.
Der Bewerberfluss wird weder je Einstellung noch nach Stunden abgerechnet. Er steckt im Preis der Werkbank: einmaliges Aufsetzen, monatliche Betreuung, Werbebudget. Für eine typische Stelle liegt das in der Regel deutlich unter 4.000 Euro im Monat, alles zusammen, und Sie entscheiden Monat für Monat, ob es weiterläuft. Beim klassischen RPO wird dagegen oft nach Aufwand, als Pauschale oder je Einstellung abgerechnet, und für mehrere Stellen zugleich. Den Rahmen für Ihre Stelle zeigt der Kostenrahmen in zwei Minuten.
Vier Punkte, die Sie jedem Dienstleister abverlangen sollten, bevor Sie Bewerbungen abgeben.
Nach drei Tagen hat die gute Fachkraft schon ein anderes Interview.
Sie bekommen Antworten zu jedem Punkt der Liste, nicht nur Kontaktdaten.
Bewerbungen, Telefonate, Interviews und Einstellungen, jeden Monat schwarz auf weiß.
Er sagt Ihnen, wenn die Stelle mit diesem Rahmen nicht besetzbar ist.
Ja. Ausgelagert werden Eingang, Rückmeldung, Vorqualifizierung am Telefon und Terminierung; Interview, Entscheidung und Zusage bleiben im Betrieb. Für Betriebe im technischen Mittelstand reicht dieser Zuschnitt meist, ein vollständiges RPO ist dort zu groß.
Die Auslagerung der gesamten Personalbeschaffung oder großer Teile davon an einen Dienstleister, meist für viele Stellen gleichzeitig. Das Auslagern des Bewerbermanagements ist ein kleiner Ausschnitt daraus: der Teil vom Eingang der Bewerbung bis zum Interviewtermin.
Sie. Das Telefonat vorher klärt die Voraussetzungen, das Interview im Betrieb klärt die Passung. Wer beides in einem Termin erledigt, verbringt Zeit mit Leuten, die schon an der Liste gescheitert wären.
Ja, mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Darin steht unter anderem, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden und was nach dem Ende des Auftrags mit ihnen geschieht.
Am Tag des Eingangs. Eine Fachkraft, die sich in der Pause auf dem Handy bewirbt, bewirbt sich selten nur bei Ihnen, und wer zuerst anruft, bekommt das Interview.
Im Kurzcheck klären wir in 15 Minuten, ob Ihre Stelle auf die Werkbank passt und was es ungefähr kostet, ohne Verkaufszirkus.
