Sieben Schritte auf dem Papier. In der Werkstatt zählt, wer heute den Hörer nimmt.
Hier stehen die sieben Schritte mit Dauer und Zuständigem, die Abgrenzung intern gegen extern und die Stelle, an der der Ablauf im Mittelstand hängt.
Ein Recruiting Prozess ist der Ablauf, mit dem ein Betrieb eine offene Stelle besetzt, in sieben Schritten: Bedarf und Anforderung klären, Stellenanzeige schreiben, veröffentlichen und ansprechen, Bewerbungen sichten und vorauswählen, Interviews führen, entscheiden und den Vertrag machen, einarbeiten. Im technischen Mittelstand läuft er neben dem Tagesgeschäft und ohne Personalabteilung, und die meiste Zeit geht nicht in der Suche verloren, sondern zwischen der Bewerbung und dem ersten Anruf. Entscheidend ist deshalb nicht die Zahl der Schritte, sondern wer welchen Schritt bis wann erledigt.
Recruiting Prozess bezeichnet die Kette aller Schritte, die zwischen "wir brauchen jemanden" und dem ersten Arbeitstag des Neuen liegen, in fester Reihenfolge und mit einem Ergebnis je Schritt. Im Deutschen sagt man auch Rekrutierungsprozess oder Einstellungsprozess, gemeint ist dasselbe. Der Begriff beschreibt den Ablauf, nicht die Aufgabe: Die Aufgabe heißt Personalbeschaffung und umfasst auch die Frage, ob überhaupt eine Stelle entsteht oder die Arbeit anders verteilt wird. Der Prozess beginnt, wenn diese Frage mit Ja beantwortet ist.
Die Dauer je Schritt ist ein Erfahrungswert aus Betrieben mit 15 bis 250 Leuten, gerechnet für eine gewerbliche oder technische Stelle. Es sind Richtwerte, keine Norm.
1. Bedarf und Anforderung. Wer fehlt, ab wann, mit welcher Qualifikation, welchem Einsatzgebiet, welcher Arbeitszeit und welchem Gehalt. Zuständig: Inhaber oder technischer Leiter. Dauer: ein Nachmittag, wenn man ihn sich nimmt. Im Mittelstand gehen hier Wochen verloren, weil den Bedarf jeder spürt, ihn aber niemand aufschreibt.
2. Stellenanzeige. Aus der Anforderung wird ein Text, der sagt, was die Stelle bringt, nicht nur, was der Betrieb verlangt. Zuständig: das Büro zusammen mit dem Meister, weil nur der weiß, wie der Arbeitstag aussieht. Dauer: zwei Tage. Zeit geht verloren, wenn die Anzeige von vor fünf Jahren einfach wieder online geht.
3. Veröffentlichung und Ansprache. Die Anzeige geht dorthin, wo die Zielgruppe ist: Stellenbörse für die, die aktiv suchen, bezahlte Ansprache in sozialen Netzen für die, die einen Job haben, dazu die Empfehlung aus dem Team. Zuständig: Büro oder Dienstleister. Dauer: zwei bis vier Wochen Laufzeit. Der Fehler ist hier selten die Dauer, sondern der Kanal: nur die Stellenbörse, und dann wundern, dass niemand kommt.
4. Sichtung und Vorauswahl. Jede Bewerbung wird gelesen, jede bekommt am selben Tag eine Antwort, wer die Mindestvoraussetzungen erfüllt, wird angerufen. Zuständig: eine Person, namentlich, mit Vertretung. Dauer: ein Tag je Bewerbung, im Idealfall derselbe. An diesem Schritt hängt es am häufigsten: Bewerbungen landen in einem Postfach, das freitags gelesen wird, und der Bewerber hat bis dahin woanders unterschrieben.
5. Interviews. Im Betrieb, mit Blick in die Halle, mit dem, der später der Vorgesetzte ist. Zuständig: Meister oder Inhaber. Dauer: eine Stunde je Interview, der Termin innerhalb einer Woche nach dem Telefonat. Die Zeit geht nicht im Interview verloren, sondern davor, bei der Terminsuche.
6. Entscheidung und Vertrag. Innerhalb von zwei Tagen nach dem Interview eine Zusage oder eine ehrliche Absage, der Vertrag ohne Überraschungen. Zuständig: Inhaber. Dauer: zwei Tage, mehr braucht es nicht. Es hängt, wenn der Betrieb auf einen zweiten Kandidaten wartet, der vielleicht besser ist, und darüber den ersten verliert.
7. Einarbeitung. Der Neue findet am ersten Tag einen Arbeitsplatz und Werkzeug vor, kennt seinen Ansprechpartner und weiß, was in den ersten zwei Wochen passiert. Zuständig: Meister. Dauer: die Probezeit. Hier geht keine Zeit verloren, sondern der Mitarbeiter, wenn er nach drei Tagen merkt, dass niemand mit ihm gerechnet hat.
Zusammen sind das sechs bis zehn Wochen, wenn jeder Schritt einen Namen und eine Frist hat. Ohne beides werden es leicht vier Monate, bei gleicher Arbeit.
Ein interner Recruiting Prozess besetzt die Stelle aus dem eigenen Team: Aushang oder Rundmail, Empfehlung, Weiterbildung eines Helfers, Versetzung. Er ist kurz, weil die Schritte drei bis fünf fast entfallen, und er hinterlässt eine neue Lücke an anderer Stelle. Der externe Prozess holt jemanden vom Arbeitsmarkt und durchläuft alle sieben Schritte. Die meisten Betriebe fahren beides parallel, ohne es so zu nennen: Erst fragt der Chef in der Halle, dann geht die Anzeige raus.
Von der Entscheidung, jemanden zu suchen, bis zur Zusage rechnen Betriebe im technischen Mittelstand mit sechs bis zwölf Wochen. Vom ersten Kontakt mit dem Bewerber bis zur Zusage, das ist die Time to Hire, sind zwei Wochen ein gutes Ziel. Die Differenz zwischen beiden Werten ist die Zeit ohne Bewerber, und die hängt am Kanal. Was der Prozess kostet, steht selten auf der Anzeigenrechnung. Es steht im Auftragsbuch: in dem, was liegen bleibt, solange die Stelle offen ist.
In einem Betrieb mit 40 Leuten gibt es keine Personalabteilung. Den Recruiting Prozess macht der Inhaber zwischen zwei Baustellen, der Meister nach Feierabend und das Büro neben der Rechnungsstellung. Deshalb ist die Frage nicht, wie viele Schritte der Prozess hat, sondern wer den Anruf macht, wenn am Dienstag um elf eine Bewerbung reinkommt und alle auf Montage sind. Die Ratgeber der großen Anbieter beantworten sie nicht, weil sie für Unternehmen geschrieben sind, in denen jemand nur dafür da ist.
Zwei Antworten funktionieren. Die erste: eine Person im Haus, die Schritt vier namentlich verantwortet, mit dem Handy in der Tasche und der Erlaubnis, Interviewtermine für den Meister zu vergeben. Die zweite: die Schritte zwei bis fünf gehen aus dem Haus. Auf der 977 Werkbank laufen sie als vier Arbeitsgänge, Stelle und Markt, Ansprache und Kampagne, Bewerberfluss mit Vorqualifizierung am Telefon, Nachschärfen, bis zum vereinbarten Interviewtermin. Das Interview selbst und die Schritte sechs und sieben bleiben im Betrieb, weil dort niemand den Inhaber ersetzt.
Ein Elektrobetrieb mit 35 Leuten sucht einen Servicetechniker. Annahmen: Die Anforderung steht nach einem Nachmittag, die Anzeige nach zwei Tagen, die Ansprache läuft vier Wochen und bringt zwölf Bewerbungen, vier davon erfüllen die Mindestvoraussetzungen, zwei kommen zum Interview, einer sagt zu. Mit Anruf am selben Tag, Interview innerhalb einer Woche und Angebot nach zwei Tagen ist der Vertrag in der siebten Woche unterschrieben. Mit einem Postfach, das freitags gelesen wird, einem Interviewtermin "nächste Woche mal" und einem Vertrag, der auf den Chef wartet, wird es die zwölfte Woche, und von den vier Passenden sind zwei schon weg. Die Werte sind Annahmen, nicht gemessen; bei Ihrer Stelle sind sie anders, das Muster ist dasselbe.
Der Bewerbungsprozess ist derselbe Ablauf aus Sicht des Bewerbers, der nur die Schritte drei bis sechs sieht. Das Bewerbermanagement ist das Werkzeug für Schritt vier: Bewerbungen erfassen, beantworten, weiterreichen. Wie ein Betrieb die Dauer misst, steht unter Time to Hire, weitere Begriffe erklärt das Glossar.
Wie der Ablauf in Produktionsbetrieben mit Schichtmodell aussieht, steht unter Recruiting in der Industrie.
Sieben Schritte: Bedarf und Anforderung, Stellenanzeige, Veröffentlichung und Ansprache, Sichtung und Vorauswahl, Interviews, Entscheidung und Vertrag, Einarbeitung. Dazu für jeden Schritt ein Zuständiger und eine Frist, sonst ist es eine Liste, kein Prozess.
Dasselbe wie der Recruiting Prozess, nur mit dem deutschen Wort: der Ablauf, mit dem ein Betrieb eine offene Stelle vom Bedarf bis zur Einarbeitung besetzt. Manche Lehrbücher sagen auch Einstellungsprozess.
Je nach Zählung fünf bis acht, die Reihenfolge ist immer dieselbe: klären, ausschreiben, ansprechen, auswählen, entscheiden, einarbeiten. Wir zählen sieben, weil Sichtung und Interview im Mittelstand an verschiedenen Personen hängen.
Stellenanzeige in Börsen, bezahlte Ansprache in sozialen Netzen, Direktansprache, Empfehlung aus dem Team, Personalvermittlung, eigene Ausbildung. Für Fachkräfte, die einen Job haben, trägt im technischen Mittelstand die bezahlte Ansprache den größten Teil der Bewerbungen.
Ohne Personalabteilung: der Inhaber für Bedarf, Entscheidung und Vertrag, der Meister für Interviews und Einarbeitung, das Büro oder ein Dienstleister für Anzeige, Ansprache und Sichtung. Wichtig ist nur, dass für Schritt vier ein Name steht.
Im Kurzcheck sagen wir Ihnen, ob Ihre Stelle auf die Werkbank passt und an welchem Schritt Ihr Ablauf heute hängt, ohne Strategiemarathon.
