Kein Portal, kein Stapel. Jede Bewerbung hat einen Platz und einen Termin.
Hier stehen die Definition, der Ablauf vom Eingang bis zur Zusage und der Grund, warum ein kleiner Betrieb keine Software braucht.
Bewerbermanagement ist alles, was ein Betrieb mit einer Bewerbung tut, nachdem sie eingegangen ist: erfassen, sichten, dem Bewerber antworten, Interviews terminieren, entscheiden, zusagen oder absagen. Im technischen Mittelstand läuft das ohne Personalabteilung neben dem Tagesgeschäft, und dort entscheidet nicht die Software, sondern ob jede Bewerbung am Tag des Eingangs einen Zuständigen und einen nächsten Schritt bekommt. Wer das nicht organisiert, verliert die passenden Leute nicht an den Wettbewerber, sondern an die eigene Ablage.
Bewerbermanagement ist die Organisation aller Bewerbungen, die bei einem Betrieb eingehen, von der ersten Nachricht bis zur Zusage oder Absage: erfassen, sichten, mit dem Bewerber kommunizieren, Termine machen, entscheiden. Der Begriff stammt aus dem Personalwesen größerer Unternehmen, in denen täglich Dutzende Bewerbungen eintreffen. Das Ziel ist in jedem Betrieb dasselbe: Keine Bewerbung geht verloren, jeder Bewerber bekommt zügig eine Antwort, und wer entscheidet, hat alle Unterlagen beisammen.
Im Handwerk und in der Industrie ohne eigene Personalabteilung besteht das Bewerbermanagement meist aus einer Mailbox, einem Stapel auf dem Schreibtisch und dem Gedächtnis des Chefs. Das reicht bei zwei Bewerbungen im Jahr. Sobald eine Kampagne in sozialen Netzen zwanzig Rückmeldungen in einer Woche bringt, reicht es nicht mehr.
Recruiting ist der ganze Weg, Stelle beschreiben, Leute ansprechen, auswählen, einstellen; er steht im Eintrag zum Recruiting Prozess. Bewerbermanagement ist der Teil davon, der beginnt, wenn die Bewerbung da ist. Recruiting sorgt dafür, dass Bewerbungen kommen; Bewerbermanagement sorgt dafür, dass mit ihnen etwas passiert. Ein Betrieb kann gutes Recruiting haben und schlechtes Bewerbermanagement: viele Bewerbungen, keine Rückmeldung.
Ein Bewerbermanagementsystem ist die Software dafür: Bewerberportal, Bewerberdatenbank, Vorlagen für die Kommunikation, Status je Bewerber, Auswertungen. In Unternehmen mit Personalabteilung und vielen offenen Stellen ist sie sinnvoll, weil mehrere Personen an derselben Bewerbung arbeiten und der Datenschutz Löschfristen verlangt. Die Software ist aber nicht das Bewerbermanagement, sie ist ein Werkzeug dafür. Wer keinen Ablauf hat, bekommt mit der Software einen leeren Ablauf mit Login.
1. Eingang. Die Bewerbung kommt an: Formular, WhatsApp, Mail, Anruf, Papier. Sie wird am selben Tag erfasst, mit Datum, Stelle und Kontaktdaten, an einem Ort, den jeder Beteiligte kennt.
2. Vorauswahl. Passt die Bewerbung grundsätzlich zur Stelle: Beruf, Region, Führerschein, Verfügbarkeit. Das ist die Vorqualifizierung, am Telefon, in zehn Minuten.
3. Rückmeldung. Jeder Bewerber erfährt innerhalb eines Tages, dass seine Bewerbung angekommen ist und wie es weitergeht. Diese Kommunikation ist der Schritt, der in kleinen Betrieben meist fehlt, und der, der Bewerber kostet.
4. Terminierung. Wer die Vorauswahl besteht, bekommt einen Termin für das Interview im Betrieb, mit Meister oder Chef, innerhalb einer Woche.
5. Entscheidung. Nach dem Interview entscheidet der Betrieb innerhalb von zwei Tagen. Länger heißt, dass der Bewerber inzwischen woanders unterschrieben hat.
6. Zusage oder Absage. Die Zusage schriftlich, mit einem Vertrag ohne Überraschungen. Die Absage ehrlich, kurz, mit Grund. Beides innerhalb der Frist aus Schritt fünf.
7. Bewerberpool. Wer passt, aber gerade nicht gebraucht wird, oder wer knapp Zweiter war, kommt mit seinem Einverständnis auf eine Liste für die nächste Stelle. Dieser Kanal kostet nichts, und fast kein Betrieb pflegt ihn.
Es sind immer dieselben drei. Erstens die manuelle Arbeit: Mails weiterleiten, Lebensläufe ausdrucken, Termine hin und her schreiben. Zweitens keine Übersicht: Niemand weiß, wie viele Bewerbungen auf welche Stelle offen sind und wer sich bei wem zuletzt gemeldet hat. Drittens die langsame Rückmeldung: Der Meister ist auf Montage, das Büro wartet auf den Meister, der Bewerber wartet auf beide. Die dritte folgt aus den ersten beiden, und sie ist die, die im Bewerbungsprozess die passenden Leute kostet. Wie viele Tage zwischen Eingang und Zusage vergehen, misst die Time to Hire.
Ein Betrieb mit zwei offenen Stellen und dreißig Bewerbungen im Jahr braucht kein Bewerbermanagementsystem. Er braucht drei Spalten und einen Anruf am selben Tag. Die drei Spalten heißen "neu", "Interview" und "entschieden"; ob sie an einer Magnettafel in der Werkstatt, in einer Tabelle oder auf einem Blatt im Büro stehen, ist egal, solange alle Beteiligten dieselben Spalten sehen. Jede Bewerbung hängt in genau einer Spalte, mit Name, Datum und dem, was als Nächstes passiert. Der Anruf am selben Tag erledigt die Schritte zwei bis vier in einem: Voraussetzungen klären, Rückmeldung geben, Termin machen.
Das ist das ganze Bewerbermanagement für einen Betrieb ohne Personalabteilung, und kein Anbieter von Software wird es so aufschreiben. Schwer ist dabei nicht die Tafel, sondern der Anruf: Jemand muss an dem Tag Zeit haben, an dem die Bewerbung kommt, auch wenn Montag ist und die Halle voll. Auf der 977 Werkbank übernimmt der Bewerberfluss genau das: Eingang, Telefonat, Terminierung. Der Betrieb bekommt die Interviews mit Notizen und Terminvorschlag und kümmert sich um Entscheidung, Zusage und Bewerberpool.
Ein Elektrobetrieb mit 18 Leuten sucht einen Obermonteur. Die Kampagne bringt in vier Wochen 24 Rückmeldungen, angenommen alle über ein Kurzformular am Handy. Ohne Bewerbermanagement liegen die 24 in einer Mailbox, der Chef schaut freitags hinein, ruft die fünf an, die ihm auffallen, und erreicht zwei. Zwölf Tage nach Eingang hat sich bei 19 Bewerbern niemand gemeldet.
Mit den drei Spalten und dem Anruf am selben Tag, weiter mit Annahmen: 24 stehen in "neu" und werden am Tag des Eingangs angerufen. Bei 14 stimmen die Voraussetzungen nicht (Region, Ausbildung, Führerschein), sie bekommen die Absage am Telefon. Zehn wandern in "Interview", acht erscheinen, zwei sagen ab. Nach acht Interviews stehen zwei Angebote, eines wird angenommen, die anderen, die gepasst hätten, gehen mit Einverständnis in den Bewerberpool. Die Zahlen sind angenommen; dass gut die Hälfte an den Voraussetzungen scheitert, deckt sich mit den Fällen, die wir betreuen.
Was der Bewerber auf diesem Weg erlebt, beschreibt die Candidate Experience; die sieben Phasen aus Sicht der Betriebswirtschaft stehen unter Personalbeschaffung. Weitere Begriffe erklärt das Glossar.
Alles nach dem Eingang einer Bewerbung: erfassen, vorauswählen, dem Bewerber antworten, Interviews terminieren, entscheiden, zusagen oder absagen und den Bewerberpool pflegen. Stellenanzeige und Ansprache gehören zum Recruiting davor.
Drei Stufen: eine Tafel oder Tabelle mit drei Spalten, ein einfaches Bewerbermanagementsystem mit Portal und Statusanzeige, und die Personalsoftware großer Unternehmen mit Bewerberdatenbank und Auswertungen. Für wenige Stellen im Jahr reicht die erste Stufe, solange der Anruf am selben Tag gesichert ist.
Bedarf klären, Stelle beschreiben, ansprechen, vorqualifizieren, Interviews führen, Angebot machen, einarbeiten. Bewerbermanagement deckt die Phasen vier bis sechs ab; alle sieben erklärt der Eintrag zur Personalbeschaffung.
Für einen Betrieb mit zwei offenen Stellen im Jahr: keins. Der Engpass ist nicht die Ablage, sondern der Anruf am Tag des Eingangs, und den macht keine Software. Ab mehreren Stellen gleichzeitig und mehreren Leuten, die Bewerbungen bearbeiten, lohnt ein einfaches System; welches, hängt von der Software ab, die der Betrieb schon hat.
Recruiting bringt Bewerbungen, Bewerbermanagement verarbeitet sie. Das eine endet, wo das andere beginnt: beim Eingang der Bewerbung.
Im Kurzcheck klären wir in 15 Minuten, ob Ihre Stelle auf die Werkbank passt. Kein Strategiemarathon, ein Telefonat.
