Nicht der Preis je Bewerbung zählt. Der Preis je Unterschrift.
Hier stehen die Formel, ein Rechenbeispiel, Richtwerte und die zwei Fehler, die die Zahl schönrechnen.
Cost per Hire berechnet man, indem man alle Kosten einer Personalsuche in einem Zeitraum durch die Zahl der Einstellungen in demselben Zeitraum teilt: externe Kosten wie Anzeigen, Werbebudget, Agentur oder Vermittler, plus interne Kosten wie die Arbeitszeit für Gespräche und Verwaltung. Das Ergebnis ist der Preis je Unterschrift. Für einen technischen Betrieb ist das die einzige Zahl, die einen Weg der Personalsuche mit einem anderen vergleichbar macht.
Cost per Hire sind die durchschnittlichen Gesamtkosten, die ein Betrieb für eine einzelne Einstellung aufwendet. Die Kennzahl fasst zusammen, was zwischen "die Stelle ist frei" und "der Neue hat unterschrieben" an Geld und Arbeitszeit ausgegeben wurde, und legt es auf die Zahl der Einstellungen um. Sie ist die Gegenrechnung zu den Kosten, die eine unbesetzte Stelle verursacht: verschobene Aufträge, Überstunden, verlorene Kunden.
Die Kennzahl ist nur so ehrlich wie ihre Bestandteile. Wer nur die Anzeige zählt, bekommt eine kleine Zahl und eine falsche Entscheidung.
Cost per Hire = (externe Kosten + interne Kosten) geteilt durch Zahl der Einstellungen, jeweils für denselben Zeitraum, etwa ein Quartal oder ein Jahr.
Externe Kosten: Stellenanzeigen, Werbebudget in sozialen Netzen, Honorare für Agentur oder Systemberatung, Vermittlungsprovisionen, Messen, Software, Reisekosten von Bewerbern, Einstellungsprämien für Empfehlungen.
Interne Kosten: die Arbeitszeit aller Beteiligten für Sichten, Telefonate, Gespräche, Absagen und Vertrag, bewertet mit dem Stundensatz; dazu die Zeit der Einarbeitung, wenn sie in die Rechnung soll. Viele Betriebe lassen die internen Kosten weg, weil sie unbequem zu erfassen sind. Genau dort steckt aber meist der größte Posten: Zwanzig Bewerbungsgespräche des Meisters zu je einer Stunde sind zwanzig Stunden, in denen keine Montage läuft.
Ein SHK Betrieb besetzt in einem Quartal zwei Stellen. Externe Kosten: 900 Euro Werbebudget, 2.400 Euro Aufsetzen und Betreuung, 400 Euro Empfehlungsprämie, zusammen 3.700 Euro. Interne Kosten: Meister und Chef verbringen zusammen 16 Stunden mit Telefonaten und sechs Gesprächen, angesetzt mit 80 Euro je Stunde, das sind 1.280 Euro. Gesamt 4.980 Euro, geteilt durch zwei Einstellungen: Cost per Hire 2.490 Euro.
Derselbe Betrieb über eine Personalvermittlung: Provision 25 Prozent eines Jahresgehalts von 48.000 Euro, das sind 12.000 Euro je Einstellung, plus die eigenen Gespräche. Kein Weg ist an sich falsch; der Eintrag Personalvermittlung oder 977 Werkbank sagt, wann welcher passt. Die Zahlen hier sind Annahmen, keine Messwerte, und zeigen die Rechnung, nicht ein Ergebnis.
Studien großer Personaldienstleister und Verbände nennen für Deutschland Durchschnittswerte im vierstelligen Bereich je Einstellung, mit großen Unterschieden zwischen Helfer, Facharbeiter und Führungskraft. Für gewerbliche und technische Rollen im Mittelstand ist ein Wert im niedrigen vierstelligen Bereich realistisch, wenn die Suche über bezahlte Ansprache mit Vorqualifizierung läuft; Vermittlungen liegen deutlich darüber. Was das für eine konkrete Rolle bedeutet, zeigt der Kostenrahmen in zwei Minuten.
Wichtiger als der Vergleich mit einer Studie: dieselbe Rechnung für die eigenen letzten fünf Einstellungen, mit denselben Bestandteilen. Das ist der Richtwert, der zählt.
Erstens die Kosten je Bewerbung statt je Einstellung. Agenturen zeigen gern 25 Euro je Bewerbung. Wenn von 40 Bewerbungen keine passt, sind das 1.000 Euro für nichts, und die Cost per Hire ist unendlich. Zweitens die unbesetzte Stelle nicht rechnen. Eine Suche, die drei Monate länger dauert, weil sie billiger war, kostet in diesen drei Monaten den Umsatz der Stelle. Wer beides hineinnimmt, entscheidet anders.
Die Kennzahl gehört deshalb zusammen mit zwei anderen gelesen: der Time to Hire, die sagt, wie lange die Stelle offen bleibt, und dem Anteil passender Gespräche, der sagt, ob die Ansprache die Richtigen erreicht. Wie diese drei Zahlen eine Kampagne steuern, steht im Ratgeber zu Performance Recruiting.
Viele Betriebe haben die Zahl nie gerechnet, weil "Recruiting kostet doch nichts, ich schalte nur eine Anzeige". Die Anzeige kostet wenig. Die zwanzig Stunden des Meisters, die drei Monate ohne den zweiten Monteur und die Aufträge, die deshalb an den Wettbewerber gingen, kosten viel. Wer die Cost per Hire einmal ehrlich rechnet, sieht meistens, dass der teure Weg der langsame war. Weitere Begriffe erklärt das Glossar.
Die durchschnittlichen Gesamtkosten je Einstellung: alle externen und internen Kosten einer Personalsuche in einem Zeitraum, geteilt durch die Zahl der Einstellungen in demselben Zeitraum.
Externe Kosten (Anzeigen, Budget, Honorare, Provisionen, Prämien) plus interne Kosten (Arbeitszeit für Gespräche und Verwaltung mit Stundensatz) geteilt durch die Zahl der Einstellungen. Beispiel: 4.980 Euro für zwei Einstellungen ergeben 2.490 Euro je Einstellung.
Kosten je Bewerbung teilen das Budget durch die Zahl der Bewerbungen, egal ob sie passen. Cost per Hire teilt alle Kosten durch die Zahl der Unterschriften. Nur die zweite Zahl sagt, ob sich ein Weg gelohnt hat.
Für gewerbliche und technische Rollen im Mittelstand ein Wert im niedrigen vierstelligen Bereich bei bezahlter Ansprache mit Vorqualifizierung. Die beste Vergleichszahl ist der eigene Wert aus den letzten fünf Einstellungen.
In die Formel nicht, in die Entscheidung ja. Eine billigere Suche, die drei Monate länger dauert, kostet in diesen Monaten den Umsatz der Stelle. Deshalb gehört die Time to Hire daneben.
Kostenrahmen in zwei Minuten, Kurzcheck in 15. Kein Verkaufszirkus, eine Zahl.
