Was ein Headhunter kostet
und für welche Stellen es sich rechnet

Was ein Headhunter tut, und was nicht

Ein Headhunter, in der Branche meist Personalberater genannt, sucht nicht in einer Bewerberdatenbank, sondern spricht Menschen direkt an, die gerade nicht suchen. Er recherchiert, wer in vergleichbaren Betrieben die passende Position hat, ruft an, führt die ersten Interviews und stellt Ihnen eine kurze Liste vor. Die Entscheidung und den Arbeitsvertrag machen Sie.

Davon zu trennen ist die Personalvermittlung: Sie arbeitet eher mit vorhandenen Profilen und wird fast immer nur bei Erfolg bezahlt. Ein Recruiter wiederum ist meist angestellt und sucht für das eigene Unternehmen. Im Alltag verschwimmen die Begriffe, auf der Rechnung nicht. Wie die Vermittlung im Vergleich abschneidet, steht unter Personalvermittlung oder eigene Bewerbungen.

Wie das Honorar zustande kommt

Grundlage ist fast immer das Jahreszieleinkommen der Position: Fixgehalt plus der variable Teil bei voller Zielerreichung, bei manchen Beratern auch der Firmenwagen. Nicht der Aufwand zählt, sondern das Gehalt der gesuchten Person. Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) nennt in seiner Studie "Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt" für 2024 im Mittel 27,5 Prozent, im Vorjahr 28 Prozent.

Drei Modelle sind üblich:

• Erfolgshonorar. Sie zahlen erst, wenn jemand unterschreibt. Der Berater trägt das Risiko und arbeitet deshalb oft mehrere Aufträge parallel ab; Ihrer ist einer davon.
• Mandat mit Raten. Das Honorar wird in Teilen fällig, häufig bei Auftrag, bei Vorstellung der Kandidaten und bei Vertragsunterschrift. Die erste Rate ist auch fällig, wenn am Ende niemand kommt. Dafür gehört der Berater für diese Suche Ihnen, und die Direktansprache ist gründlicher.
• Festpreis. Ein vereinbarter Betrag je Position, unabhängig vom Gehalt. Das schafft Planbarkeit, ist aber selten geworden und meist an einen klar umrissenen Suchauftrag gebunden.

Dazu kommen je nach Vertrag Nebenkosten: Reisekosten, Anzeigen, die der Berater zusätzlich schaltet, Eignungstests. Fragen Sie vorher, ob diese im Honorar stecken oder obendrauf kommen. Einen Überblick über alle Posten der Personalsuche gibt der Ratgeber Recruiting Kosten.

Ein Rechenbeispiel aus der Industrie

Drei Positionen, gerechnet mit den 27,5 Prozent aus der BDU Studie. Die Gehälter sind Beispielwerte, keine Marktangabe.

Position	Jahreszieleinkommen	Honorar bei 27,5 Prozent
Schichtleitung in der Produktion	55.000 Euro	rund 15.100 Euro
Leitung Instandhaltung	80.000 Euro	22.000 Euro
Werkleitung	130.000 Euro	rund 35.800 Euro

Für die Werkleitung ist das ein Betrag, den die Position in wenigen Monaten wieder hereinholt, zumal eine unbesetzte Werkleitung jede Woche Entscheidungen liegen lässt. Für die Schichtleitung gilt dieselbe Rechnung nur, wenn Sie sie einmal besetzen und dann zehn Jahre Ruhe haben. In der Produktion ist das selten so.

Headhunter, Vermittlung und eigener Bewerberfluss im Vergleich

	Headhunter	Personalvermittlung	Eigener Bewerberfluss mit System
Wie gesucht wird	Direktansprache einzelner Personen	Profile aus Netz und Datenbank	Anzeigen in sozialen Netzen, Kurzformular, Telefonat
Wie abgerechnet wird	Prozent vom Jahreszieleinkommen	meist Erfolgshonorar je Einstellung	einmaliges Aufsetzen, monatliche Betreuung, Werbebudget
Für welche Stellen	Führung, seltene Spezialisten	einzelne Fachkräfte	Fachkräfte, die immer wieder gebraucht werden
Wie viele Einstellungen	eine je Auftrag	eine je Honorar	so viele, wie der Fluss hergibt
Wem die Kontakte bleiben	dem Berater	dem Vermittler	Ihnen

Kurzfristig überbrücken lässt sich eine Lücke auch mit einem Verleiher; was das kostet und wo die Grenzen liegen, steht unter Zeitarbeit als Alternative.

Wann sich ein Headhunter lohnt

Wenn Sie eine Position einmal und diskret besetzen müssen. Die Nachfolge der Werkleitung, bevor die Belegschaft davon hört. Ein Leiter Qualität mit Erfahrung in einer bestimmten Zulassung, den es nur in wenigen Betrieben gibt. Ein Vertriebsleiter, der Ihre Kunden schon kennt. Hier ist die Zahl der passenden Menschen so klein, dass nur gezielte Ansprache hilft, und hier stimmt auch das Verhältnis von Honorar zu Gehalt.

Das deckt sich mit dem Markt: Laut BDU liegt der Schwerpunkt der Personalberatungen bei Positionen zwischen 100.000 und 250.000 Euro Jahreseinkommen, Aufträge unter 100.000 Euro spielen nur eine untergeordnete Rolle. Headhunter sind für die Führungsebene gebaut, und das ist kein Vorwurf.

Wann nicht: die Stelle, die immer wieder frei wird

Maschinen- und Anlagenführer, Chemikanten, Industriemechaniker, Elektroniker für die Betriebstechnik. Diese Stellen besetzen Sie nicht einmal, sondern jedes Jahr wieder, weil jemand in Rente geht, eine Schicht dazukommt oder ein Standort wächst. Mit einem Honorar je Kopf zahlen Sie jede dieser Einstellungen neu, und keine macht die nächste billiger.

Dazu kommt ein praktischer Punkt: Wer an der Linie steht, pflegt selten ein Profil in einem Businessnetzwerk und wartet nicht auf den Anruf eines Beraters. Erreichen lässt er sich eher in der Pause am Handy, mit einer Anzeige, die in zwei Minuten beantwortet ist, und einem Rückruf am selben Tag. So läuft es auf der 977 Werkbank: eine Stelle, ein laufender Bewerberfluss, Vorqualifizierung am Telefon, Sie führen nur die Interviews. Ein Chemiebetrieb in Süddeutschland hat so über eine durchlaufende Kampagne 22 Einstellungen in 18 Monaten gemacht, quer durch Technik, Vertrieb und Verwaltung. Rein rechnerisch, mit einem Honorar je Kopf wie im Rechenbeispiel oben, wären das für 22 Einstellungen über 300.000 Euro gewesen. Ein eigener Bewerberfluss liegt für eine typische Stelle in der Regel deutlich unter 4.000 Euro im Monat, alles zusammen.

Was passiert, wenn die Besetzung scheitert

Seriöse Berater geben eine Garantie für die Probezeit: Geht die Person in den ersten Monaten, sucht der Berater ohne neues Honorar nach, oder er erstattet einen Teil. Beides ist verhandelbar und nur so viel wert, wie schriftlich steht. Klären Sie außerdem, wie lange Sie gebunden sind, ob der Berater Kandidaten aus Ihrem Haus später für andere Kunden ansprechen darf, und was bei einem Abbruch der Suche von Ihrer Seite fällig wird.

Woran Sie einen guten Headhunter erkennen

• Er fragt zuerst nach der Stelle und dem Betrieb, nicht nach dem Honorar.
• Er kennt Ihre Branche und kann drei Betriebe nennen, in denen er suchen würde.
• Er sagt Ihnen, wenn Gehalt oder Standort nicht zum Markt passen, auch wenn der Auftrag dann kleiner wird.
• Er schickt wenige Profile, dafür mit einer Begründung zu jedem.
• Er legt offen, wie viele Suchaufträge er parallel führt.

Weitere Vergleiche zu Vermittlung, Zeitarbeit und Agenturen stehen gesammelt unter Vergleiche.

Autor: Robin Steinheimer, Gründer von 977.works, seit 2003 im Online Marketing für den technischen Mittelstand. Stand: 25.09.2026.

Quellen: Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU), Studie "Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt", Meldungen vom 27.08.2025 (Honorar 2024 im Mittel 27,5 Prozent des Zieleinkommens) und 17.04.2026 (Schwerpunkt 100.000 bis 250.000 Euro), bdu.de; Sozialgesetzbuch III, § 296 Absatz 3, gesetze-im-internet.de; Suchmarktmessung 977.works über DataForSEO vom 24.09.2026; Fall Chemie Süddeutschland unter Ergebnisse.